Optimis – Architectes et gestion de projets

Concept:

Optimis est un logiciel de gestion de projet pour les architectes et gestionnaires de projets. Basé sur une gestion par projet, il permet de définir le temps et la quantité de travail à effectuer sur chaque phase.
Les employés disposent d’un outil de saisie du temps de travail par phase, optimisant ainsi votre rentabilité et la performance de votre société.
Toutes les informations concernant le projet seront gérées directement depuis le logiciel (actions, tâches, plans).
Une gestion complète de vos correspondances (e-mail, fax, courrier, dossiers, etc), gérés par projets et par phase, vous offre un traitement optimisé de vos documents.

Utilisation:

L’utilisation d’Optimis ne demande pas de compétences particulières en informatique, si ce n’est l’utilisation classique d’un ordinateur et de programmes type traitements de textes. Le logiciel est accessible à partir de n’importe quel ordinateur disposant d’une connexion internet. Intuitif et mobile le logiciel vous suivra durant tous vos déplacements.

Licence:

La licence est accordée à une seule entité. Le logiciel peut être utilisé par plusieurs de vos employés en simultané, l’échange des informations sera immédiat.

Interface et navigation:

Ce logiciel a été développé pour et par des architectes ou gestionnaires de projets. C’est pourquoi l’interface et la navigation est optimisée pour votre métier.

Compatibilité:

Optimis est compatible avec tous les systèmes d’exploitation, Windows et Macintosh ainsi que tous les navigateurs.
De plus, l’affichage easyBuild est optimisé également pour une utlisation sur Ipad.

Présentation rapide des différentes modules:

Module « Projets »

Encoder la liste de vos projets

-Les membres de votre société travaillant pour le projet
-Les personnes de contact (extérieurs à votre société) intervenants sur le projet
-Les informations commerciales et financières notamment :

o   Coût des travaux
o   Honoraires
o   Date estimée de remise du contrat
o   Les frais généraux
o   Le stockage des contrats et des factures d’acomptes

-Les différentes phases du projet
-Le calcul des heures (estimées) par phase
-L’état d’avancement de chaque phase et du projet dans sa globalité
-Le suivi des heures par collaborateur
-L’historique de toutes les actions en relation avec le projet

Module « Contact »

Ce module vous permet d’enregistrer la liste de vos contacts (Entreprises, partenaires ou clients).
Pour chaque société créée vous pouvez ajouter des personnes de contact en indiquant leur fonction. Vous pouvez également définir une personne référente par société.

L’onglet projet vous permet de voir la liste des projets sur laquelle intervient la société sélectionnée.
Vous pouvez également afficher l’historique de toutes les actions concernant une société.

Module « Documents »

Le module permet d’enregistrer tous les documents concernant les projets de votre société.
Lors de la création ou de la réception de vos documents, vous pouvez classifier les documents par « type », « projet », « phase ».
En copiant le document, une personne concernée par le document peut le modifier et le remettre en ligne  avec les changements.
Afin d’assurer un suivi des documents, notamment des plans aucun document n’est supprimé lors des modifications, nous archivons simplement la version antérieure qui reste consultable à tout moment.

Module « Correspondance »

Le logiciel permet de recevoir directement les e-mails dans une salle d’attente accessible depuis la page d’accueil.
Chaque e-mail entrant est d’abord affiché dans cette salle d’attente, classé par ordre d’arrivée, et présenté avec la date, l’heure, l’expéditeur, le sujet, le destinataire, et un lien permettant de lire son contenu ainsi que d’ouvrir les éventuelles pièces jointes.

L’utilisateur standard du logiciel dispose alors de sa propre salle d’attente, lui affichant uniquement les e-mails le concernant, même s’il n’en n’est pas le destinataire. Un jeu de couleur permet de voir en un coup d’œil les e-mails non lus de ceux déjà consultés. Un pictogramme permet également de connaître ceux auxquels l’utilisateur a déjà répondu.

Les e-mails seront également copiés dans les historiques des projets, sociétés, ou personnes concernées.
L’envoi d’e-mail se fait également par le logiciel, dans l’onglet courrier. L’utlisateur dispose de sa propre signature e-mail et le mail envoyé sera ajouté à l’historique du projet concerné.

Module « Agenda »

L’agenda vous permet d’encoder vos rendez-vous et de les associer à un projet. En cas d’association à un projet le rendez-vous sera automatiquement repris dans l’historique de celui-ci.
L’affichage multiple vous permettra de vérifier la disponibilité de vos collègues d’une simple vue lors de la prise de rendez-vous.
Un code couleur est également disponible pour séparer visuellement vos différents types de rendez-vous (extérieur, au bureau…).
De plus cet agenda est synchronisable avec votre smartphone.

Support

Il permet de donner un accès temporaire pour la maintenance du logiciel à distance, par notre société easySolutions. Pour bénéficier de notre support Internet, il faut simplement appeler le support technique au 26 19 05 29, la personne en charge de la maintenance vous expliquera les démarches à suivre.